文件堆积如山？ 整理达人教这样归纳更快速

工作空间里没有东西比文件更麻烦的了，不知不觉就堆积如山。纸张很薄，我们常常没多想就留下。但等到需要整理的时候，过程就会很费时，因为还得确认上面的内容。更糟的是，累积的纸张愈多，要找到想要的文件或报告就愈花时间，想把文件整理好也更加困难。

整理完书之后，下一个类别就是文件。整理工作空间时，文件通常是最耗时的一类。即使现今智慧型手机和平板已经无所不在，纸本的数量也大幅减少，我们还是很容易累积一大堆纸张。

整理文件的基本原则是“全部丢掉”。每次听到我这么说，客户都会目瞪口呆。我当然不是说要完全消灭纸张，只是想表达我们需要多强大的决心，才能只留下真正需要的文件，并把其余的全部丢掉。

工作空间里没有东西比文件更麻烦的了，不知不觉就堆积如山。纸张很薄，我们常常没多想就留下。但等到需要整理的时候，过程就会很费时，因为还得确认上面的内容。更糟的是，累积的纸张愈多，要找到想要的文件或报告就愈花时间，想把文件整理好也更加困难。

因此，我建议另外拨出时间专门整理文件。

跟其他类别一样，先把所有文件集中在一起一一检视。文件是唯一无法问自己心动与否、根据答案来选择去留的类别。你必须先检查内容。即使是信封里的信件也要拿出来一一检查，以免有广告传单或不想要的纸张夹在里面。

浏览内容时顺便分类，会有事半功倍的效果，这样之后要归档会更快速、容易。文件可大致分为“待办”“必存”“想存”这三类。

“待办文件”包括需要采取行动的文件，例如未付账单和必须检阅的提案。我建议把这些文件都放在一个直立式的文件盒里，直到你处理完毕为止，这样就不会跟其他类别的文件混在一起。

接下来，我们来看看“必须存留的文件”。按照规定，某些报告、声明、合约和文件得保留一段特定的时间，无论它们是否让人心动。按照类别来整理这些文件，再放进档案柜或架上的资料夹归档。